Oito dicas para se comunicar com equipes remotas

Nesta era de teletrabalho, muitas empresas estão tentando adaptar-se em relação ao que eram antigamente. Apesar de ainda terem que percorrer um longo caminho apra se adaptarem às novas formas de trabalhar, a maioria das empresas concordam que o principal ajuste com que se estão deparando é a comunicação entre equipes remotamente.

Existem imensas ferramentas que podem ajudar a facilitar este processo, mas a menos que você saiba como configurar e usá-las, a curva de aprendizagem pode ser enorme. Por isso, como você se certifica que os emails não ficam por responder e as chamadas por devolver?

Existem várias extratégias que você pode empregar para facilitar suas comunicações com funcionários remotos mais fácil. Estas estratégicas apresentadas em baixo garantem que todos são produtivos o suficiente para contribuir para a evolução da empresa sem quebrar o lucro.

Certifique-se que Todos Estão Preparados para os Desafios que Vão Surgir

A adaptação à nova rotina de trabalho vai ser um desafio para toda a gente, especialmente se todos os colaboradores trabalhavam no escritório. Assim, a primeira coisa que você deve certificar-se é de que todos estão preparados para se adaptarem aos novos desafios que vão enfrentar daqui em diante. Isto pode incluir garantir que todos os que estão trabalhando remotamente têm acesso às ferramentas necessárias para facilitar as comunicações.

Se surgirem complicações na utilização do hardware e software para uma comunicação remota eficaz, você deve tratar do problema logo no início, em vez de se arriscar a ter erros no sistema em momentos cruciais.

Além das questões de comunicação, considere outros problemas que os seus funcionários poderão enfrentar ao transitar para um plano de trabalho em casa. Aspectos como a procrastinação e um equilíbrio entre a vida caseira e profissional são essenciais.

Uma das melhores formas para controlar estes problemas é criar um comunicado com uma política da empresa que explica como o trabalho remoto será realizado. Com alguma orientação, você ficará surpreendido com a facilidade com que seus funcionários se adaptarão.

Comunicações Regualres São a Chave

O trabalho remoto apenas é possível se todos os membros da equipe comunicarem entre si regularmente. Com as ferramentas de chamadas de vídeo que existem, isto é muito fácil e rápido de facer. Mas você vai querer agendar as comunicações para garantir que todos estão cientes das datas das reuniões e que o trabalho é concluído a tempo. Você deve, contudo, estar a postos caso alguém precise de agendar uma reunião se surgir um assunto importante ou uma nova ideia.

Mas é igualmente importante, para fins de produtividade, ter uma forma de registrar as atividades diárias. Uma das melhores formas de fazer isso é pedir um relatório de atividades diário que cada funcionário deve submeter no fim do dia. Esta é uma forma fácil de analisar a produtivdade de toda a equipe.

Use Vídeos para Comunicar

Uma das melhores formas para garantir que todos os membros da equipe estão recebendo a mesma mensagem é gravar uma mensagem em vídeo que você pode partilhar com a equipe. Um vídeo também permite-lhe demonstrar ou ilustrar um projeto para a equipe de forma a que todos os membros da equipe participem ativamente.

Com uma ferramenta como o Wondershare DemoCreator, você pode criar vídeos gráficos simples que detalham vários aspetos do vídeo que deve trabalhar, indicando o que precisa de fazer em cada passo. As ferramentas de anotação permitem-lhe destacar facilmente áreas do vídeo às quais você pretende que a sua equipe preste atenção.

Outra forma excelente de usar vídeos é fazer com que seus colaboradores remotos coloquem questões sobre o projeto para que você possa criar um vídeo simples com as respostas. Estes vídeos têm um enorme valor pois podem até ajudar a equipe seguinte ou outros colaboradores remotos a transitarem mais facilmente para o trabalho em casa.

Use Softwares Colaborativos e Tecnologia de Comunicação

Softwares colaborativos e tecnologia de comunicação podem acrescentar um valor incalculável às equipes remotas. Em vez de usar ferramentas como o email para partilhar ideias, você pode usar ferramentas de conferência de vídeo como o Google Meet para chamadas de vídeo e o Slack para mensagens para juntar a equipe num só local. Assim não só irá transmitir a sensação de estarem trabalhando num escritório real, como também permite à equipe comunicarem, partilharem ideias, criticarem e discutirem ideias e pontos de visto, e até iniciar um projeto em tempo real mais facilmente.

Existem imensas ferramentas colaborativas no mercado. Por isso, ao escolher a melhor, comece por identificar as necessidades da sua equipe. Por exemplo, você não precisa de pagar um programa de conferências de vídeo que suporte 1000 participantes quando a sua equipe é composta por apenas 10 membros.

Você deve também tirar algum tempo para demonstrar como estes aplicativos e ferramentas colaborativas funcionam. Aqui um vídeo gráfico pode ser útil.

Crie uma Cultura de Escritório Online

Este método aplica-se particularmente se o sua equipe ficará trabalhando em casa a full-time. Determine se os seus colaboradores irão sofrer com a saída do escritório e tente oferecer uma versão online do ambiente de escritório. Os funcionários que se sentem mais valorizados ou parte de uma equipe (mesmo que a equipe seja remota) tendem a ser mais produtivos.

E não pense que deve passar demasiado tempo em festas extravagantes para demonstrar aos seus colaboradores que se sentem valorizados. Algo tão simples como um infográfico de equipe detalhando as estatísticas do que alcançaram num determinado mês, seguido de publicações nas redes sociais, pode ser um motivador eficaz. Você pode até apenas organizar uma reunião virtual semanal onde os colaboradores não estão autorizados a falar de trabalho.

Encorage as Apresentações de Ideias e Contribuições Realizadas Visualmente

A maioria das pessoas não participam num conceito ou ideia a menos que exista uma representação visual do mesmo. Assim sendo, uma das melhores formas para certificar-se que seus empregados permanecem interessados é encorajá-los a usar auxiliares visuais para apresentarem suas ideias e contribuições.

Existem imensos conteúdos de mídia visuais que podem ser úteis nesta situação. Como é natural, um deles é o vídeo, e se um membro da equipe conseguir tirar algum tempo para criar um vídeo explicando suas ideias em detalhe para o resto da equipe, então existe uma maior probabilidade dos outros membros participarem e lembrarem-se do conceito, do que se apenas fossem ler sobre isso.

Outra forma bem legal para mídia visual para comunicar ideias é usar infográficos e diapositivos. Um infográfico colorido pode fazer com que até os dados mais aborrecidos sejam interessantes e apelativos.

Defina Prazos Limite e Expetativas

Como qualquer freelancer poderá indicar, trabalhar em casa tem imensos benefícios, alguns deles a possibilidade de estabelecer o seu próprio horário. Mas existe sempre o perigo da procrastinação. Mas como qualquer freelancer que teve de batalhar contra a tentação da procrastinação poderá dizer, apenas existe uma forma de se livrar desses pensamentos: começar a trabalhar.

Mas como você motiva os trabalhadores que não consegue ver a simplesmente começarem a trabalhar? Bem, existe uma solução simples para isso: defina prazos limite e certifique-se de que compreendem o que você espera deles. Mas isto apenas funciona se você tiver estabelecido um sistema de comunicação diária.

Você poderá também transmitir-lhes que precisa que eles fiquem acessíveis durante as horas de trabalho. Esta expetativa irá mantê-los com uma mentalidade responsável e garante que irão trabalhar no que realmente é suposto.

Encorage Grupos de Discussão e Partilhe de Opiniões

Para certificar-se de que a sua equipe remota se sinta como uma verdadeira equipe, você deve encorajá-los a trabalharem em conjunto e a melhor forma de fazer isso é através de grupos de discussão e partilha de opiniões. O trabalho remoto pode ser bastante solitário e a produtividade pode acabar sendo afetada quando a equipe não se sente como tal.

Você pode encorajar este nível de espírito de equipe agendando conferências de vídeo ou reuniões onde o único objetivo é discutir ideias. Cada pessoa pode propor um novo projeto ou uma nova forma de concluir o projeto atual, e cada membro da equipe pode ser encorajado a partilhar a sua opinião.

Você poderá querer também encorajar seus colaboradores a transmitirem opiniões honestas sobre algumas ferramentas e processos envolvidos no projeto. Esta opinião honesta irá ajudar você a oferecer-lhes o suporte que precisam para manter o seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

No início, o trabalho remoto pode parecer uma jornada penosa. Mas com as ferramentas certas e a devida utilização dessas ferramentas, pode ser uma das melhores formas de trabalhar. Esperamos que implementar as estratégias partilhadas acima seja útil para você e seus colaboradores.